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10月23日16時17分

メールで差が出る「ビジネスで使うメール文章」マナーとは?

今やビジネスでは当たり前のように利用されているEメール。 このEメールの文章に対して、世間では非常に様々な問題が起きているという。

若い人ほど注意。分別を弁える教育を!

企業に就職する若い学生上がりの人ほど、メールの文章に対しては非常にフランクな傾向が強い。
日常生活の中でも、携帯電話やスマートフォンによるメールのやり取りが非常に多く活発に行われており、使用頻度も圧倒的に高いからだ。その中でビジネスと日常との分別ができていない人がとにかく多いのだ。

よくある事例としては・・・

1.取引先とのやり取りメールで顔文字を使う
2.読めない文字(通称ギャル文字)や不適切な表現を使う
3.敬語、尊敬語、丁寧語などの分別が付いていない

ということがあげられる。

『メールで資料お送りますので目ぉとぉしてくださぃ☆m(_ _)m』

確かに、このようなメールが重要な取引先に送られたら、正直その品性を疑われることは間違い無いだろう。もしかすると失礼にあたるとして、取引を停止されるかもしれない。そうなったら会社としてはたまったもんではない。

実際に調査をした結果、この様なメール、または類似した文章のやり取りを仕事でされたことがある、と答えた人がなんと78%いるから驚きだ。

日本語は世界でも一番難しい言語といわれている。ひらがな・カタカナ・漢字・アルファベット・数字をごちゃまぜに使う上に、文法もかなり複雑だ。
それだけに、日本という文化で成長している企業等にとっては、それらをきっちりと使う事が品性であり「普通」なのだ。この「普通」を逸脱することは、ビジネスでは認められることは非常に稀だ。

日本語は世界一難しい!

ビジネスで使うメール文章の言い回し

下記に、よく使われる、しかしよく間違えて使われる文章の例をあげてみた。参考まで見てほしい。

『了解しました』
→社内、同僚で用いる場合はOK。しかし目上の人や対外になる場合は原則的に使用不可。目上の方や対外に対して利用する場合は「承知いたしました」となる。
ましてや今若者の間で流行っている同異議の言葉「りょ!」などは論外だ。

『ご確認をお願いします』
→この表現でも前後の文脈によっては問題は無い場合もあるが、確実に引き締まった表現にしたい場合は「ご査収お願い申しあげます」「お目通し頂きますようお願いいたします」とするのが良し。

『その日はちょっと予定が難しいので』
→メールは文章です。この「ちょっと」という言葉は口語なので、文章として使うには相応しくありません。この場合は「あいにく予定が」とし、ビジネス用語として成立させましょう。

そうは言っても実際のところは・・・?

堅苦しい文章ばかりのメールだと、確かに重々しい表現が連発してしまいがちです。読んでいる相手方も少しプレッシャーになることでしょう。
ですが、基本的な文章の書き方を押さえていなければ、間違えた表現などをしてしまい、相手方に対して不快な思いをさせてしまうかも知れません。
不快な思いをさせてしまうと、損をするのは送信したあなた自身となります。これでは全く面白く無いですよね。

相手方との仲の良さや親睦の深さ、関係性の深さなどを考慮し、さらに自分自身の立場もわきまえた上で、文章を構成するように気をつけましょう。